1. Відділ ведення Державного реєстру виборців апарату Пологівської районної державної адміністрації Запорізької області (скорочена назва — відділ ведення ДРВ Пологівської РДА) є структурним підрозділом апарату Пологівської районної  державної адміністрації Запорізької області, який утворюється головою районної державної адміністрації, йому підзвітний та підконтрольний і підпорядковується керівникові апарату районної державної адміністрації.

2. Відділ ведення ДРВ Пологівської РДА у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Центральної виборчої комісії, розпорядженнями голів обласної та районної державних адміністрацій, а також  цим Положенням.

3. Основними завданнями відділу ведення ДРВ Пологівської РДА є:

ведення Державного реєстру виборців (далі – Реєстр), до якого заносяться відомості про громадян України, які мають право голосу відповідно до статті 70 Конституції України (далі – виборці) і проживають або перебувають на території села, селища, міста, які входять до складу Пологівського району;

складання та уточнення списків виборців для проведення виборів і референдумів.

4. Відділ ведення ДРВ Пологівської РДА відповідно до покладених на нього завдань:

1) забезпечує ведення Реєстру, що передбачає здійснення організаційно-правової підготовки та виконання в режимі записування таких дій: внесення запису про виборця до бази даних Реєстру; внесення змін до персональних даних виборців, що містяться в базі даних Реєстру (далі – персональні дані Реєстру); знищення запису Реєстру на підставах і у спосіб, що встановлені Законом України «Про Державний реєстр виборців» (далі – Закон) та рішеннями розпорядника Реєстру, прийнятими згідно із Законом, з використанням візуального та автоматизованого контролю за повнотою та коректністю персональних даних Реєстру;

2) веде облік усіх дій щодо зміни бази даних Реєстру в порядку та за формою, встановленими розпорядником Реєстру;

3) забезпечує відповідно до законодавства захист Реєстру під час його ведення, в тому числі дотримання вимог функціонування комплексної системи захисту інформації в автоматизованій інформаційно-телекомунікаційній системі «Державний реєстр виборців»;

4) визначає на підставі відомостей про виборчу адресу виборця номер виборчого округу, округу з референдуму (зазначає закордонний округ) та номер виборчої дільниці, дільниці референдуму, до яких відноситься виборець;

5) в установленому законом порядку розглядає звернення громадян з питань, пов’язаних з його діяльністю;

6) проводить у разі потреби перевірки відомостей про особу, зазначених у заяві про включення до Реєстру чи зміну її персональних даних, внесених до Реєстру;

7) надсилає на виборчу адресу виборця повідомлення про його включення до Реєстру за формою, встановленою розпорядником Реєстру;

8) надсилає на виборчу адресу виборця повідомлення про внесення змін до його персональних даних, внесених до Реєстру;

9) надає на письмовий запит виборця, поданий у встановленому Законом порядку, відповідну інформацію з Реєстру;
10) здійснює періодичне поновлення, а також уточнення персональних даних Реєстру;

11) забезпечує у разі призначення виборів чи референдумів складання, уточнення та виготовлення списків виборців на виборчих дільницях, дільницях референдуму відповідно до законодавства;

12) здійснює відповідно до законодавства заходи щодо тимчасової зміни місця голосування виборця без зміни його виборчої адреси;

13) виготовляє іменні запрошення виборцям на вибори чи референдуми у випадках, передбачених законодавством;

14) отримує від дільничних виборчих комісій відомості про зміни, внесені ними до уточнених списків виборців, для опрацювання в установленому Законом порядку;

15) проводить перевірку звернень політичних партій, розглядає запити виборчих комісій в установленому Законом порядку;

16) надає необхідну інформацію на запит суду стосовно уточнення відомостей про виборця у зв’язку з розглядом адміністративної справи щодо уточнення списку виборців;

17) надає в установленому Законом порядку статистичну інформацію про кількісні характеристики виборчого корпусу на підставі відомостей Реєстру;

18) проводить перевірку некоректних відомостей Реєстру, виявлених розпорядником Реєстру;

19) формує подання до Центральної виборчої комісії щодо виборчих дільниць, які існують на постійній основі, за наданими суб’єктами їх внесення відомостями;

20) здійснює облік виборчих дільниць, які існують на постійній основі;

21) вносить до Реєстру дані про номери і межі одномандатних, територіальних виборчих округів після отримання від територіальних виборчих комісій рішення про утворення таких округів;

22) передає до Центральної виборчої комісії зміст рішень та повідомлення виборчих комісій у передбачених законодавством випадках;

23) здійснює налаштування та супроводження програмного і технічного забезпечення Реєстру;

24) здійснює інші функції відповідно до законодавства, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

5. Покладення на відділ ведення ДРВ Пологівської РДА завдань, що виходять за межі його компетенції, не допускається.

6. Відділ ведення ДРВ Пологівської РДА має право одержувати в установленому порядку від виборців, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, виборчих комісій, комісій референдуму, закладів, установ та організацій, їх посадових осіб інформацію, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

7. Відділ ведення ДРВ Пологівської РДА взаємодіє у процесі виконання покладених на нього завдань із структурними підрозділами районної держадміністрації та її апарату, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, закордонними дипломатичними установами України, а також закладами, установами та організаціями всіх форм власності, об'єднаннями громадян і окремими громадянами.

8. Відділ ведення ДРВ Пологівської РДА очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою райдержадміністрації згідно із законодавством про державну службу за погодженням з заступником голови-керівником апарату облдержадміністрації та відділом адміністрування Державного реєстру виборців Запорізької облдержадміністрації в установленому законодавством порядку.

9. Начальник відділу:

1) забезпечує виконання на відповідній території Закону, законів України про вибори та референдуми з питань, що стосуються діяльності відділу;

2) здійснює керівництво діяльністю відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;

3)    розподіляє обов’язки між працівниками відділу;

4) видає накази у випадках та в порядку, визначених Законом, організовує і контролює їх виконання;

5) забезпечує в межах своїх повноважень зберігання інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства;

         6) є головним розробником розпоряджень, які належать до сфери діяльності відділу, у тому числі нормативно-правового характеру, які зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, і які підлягають державній реєстрації в територіальних органах Мін’юсту;

    7) подає на затвердження  голові районної державної адміністрації положення про відділ;

8) розробляє та подає на затвердження голові районної державної адміністрації посадові інструкції  працівників відділу та розподіляє  обов’язки між ними;

9) планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи районної державної адміністрації;

10) вживає заходів до удосконалення організації та підвищення ефективності роботи відділу;

11) здійснює особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень відділу;

12) бере участь у нарадах, семінарах органів місцевого самоврядування з питань, які належать до компетенції відділу або за дорученням голови районної державної адміністрації;

13) представляє інтереси відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації та її апарату, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форм власності;

14) визначає ступінь відповідальності працівників відділу;

15) забезпечує дотримання працівниками відділу Правил внутрішнього службового та трудового розпорядку райдержадміністрації та виконавської дисципліни;

16) вносить у встановленому порядку пропозиції щодо фінансового забезпечення роботи відділу ведення Реєстру;

17) підписує визначені Законом документи, що скріплюються печаткою відділу, несе персональну відповідальність за зберігання печатки відділу, матеріальних цінностей, переданих у користування відділу;

18) вносить у встановленому законодавством порядку пропозиції стосовно притягнення до відповідальності осіб, винних у порушенні Закону;

19) забезпечує в установленому порядку представництво інтересів відділу ведення ДРВ Пологівської РДА в судах;

20) здійснює інші повноваження визначені законодавством та нормативно-правовими актами, які відносяться до сфери діяльності відділу.

10. Інші працівники відділу ведення ДРВ Пологівської РДА призначаються на посади та звільняються з посад головою райдержадміністрації в установленому законодавством порядку.

11. Чисельність працівників відділу ведення ДРВ Пологівської РДА визначається відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 18.07.2007  № 943 «Деякі питання утворення органів (відділів) ведення та регіональних органів (відділів) адміністрування Державного реєстру виборців».

12. Відділ ведення ДРВ Пологівської РДА має власну печатку та бланк.

13. Фонд оплати праці працівників відділу визначає голова районної державної адміністрації у межах відповідних бюджетних призначень. Ведення бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється відділом фінансово-господарського забезпечення апарату районної державної адміністрації.